MEJORAR MI PRODUCTIVIDAD SIN SUCUMBIR EN EL INTENTO







Tengo un amigo que se siente muy productivo, se siente orgulloso de dedicar largas horas a su trabajo, incluso fuera de su horario laboral, llega el primero a la oficina, se va el último, se duerme por los rincones, ha ido dos veces al médico en un mes porque le ha subido la tensión de manera “inexplicable”, lleva siempre un maletín lleno de papeles, su agenda está tan cargada de cosas que no cabe un alfiler, va muy rápido a todas partes y no tiene un momento para pararse a charlar o pensar en si realmente es productivo.
Hace poco le pregunté si le gustaría ser más productivo y me dijo que no podía dormir menos horas.
Cuando le pedí que me describiera un día normal de trabajo me comenzó a narrar un amasijo de idas y venidas, llamadas fallidas, incendios, crisis, sustos, sobresaltos….”Ni un bombero tiene tanta emoción en su trabajo”, le dije.
Aparentemente debía tratarse de un puesto de gran responsabilidad en la empresa, pero solo es un mando intermedio, su equipo de 6 personas está igual, con una sensación de angustia continua, la sensación de no llegar a terminar nada ni controlar nada.
“Es lo que hay”, me dijo, “nos ha tocado vivir un tiempo complicado… creo que esto es algo general”


Es cierto que nos ha tocado vivir un tiempo especial, pero he de reconocer que se me ponen los pelos de punta cuando escucho esa expresión: “es lo que hay”, la forma más contundente de acabar con las pocas energías que nos quedan, aplastante expresión que nos lleva a rendirnos, a sucumbir al desánimo. Porque aceptar que esto es lo normal, no es sano.

¿Por qué andamos como” pollo sin cabeza”?

Es cierto que vivimos un tiempo complejo, un momento de revolución tecnológica para la que nuestros cuerpos no están preparados. No hay cuerpo humano que resista toda esa posibilidad de  “inmediatez” que se nos proporciona en forma de e-mail y mensajería interna, que por el solo hecho de aterrizar en nuestra bandeja de entrada, toma el poder de nuestras prioridades y se convierte en urgente e importante sin que hayamos intervenido en el veredicto.
Si además le sumamos el whatsapp y el teléfono, nos encontramos en un continuo comunicar y ser comunicados.

Paremos el carro! ¿se puede ir un poco más despacio?

Necesitamos ir más despacio y para ello hay que preguntarse si gran parte de nuestra sobrecarga procede de lo mal resuelto, de lo hecho a medias, de lo hecho a todo correr. Porque cuando nos creemos con la capacidad de hacer sin pensar, sin poner el foco en lo que hacemos, resolvemos a medias, o simplemente no cerramos bien, de modo que con el tiempo aquello que pensamos haber cerrado, vuelva a nuestras vidas con una urgencia feroz.


No te creas multitarea

Otra de las grandes falacias del mundo que nos ha tocado vivir es la creencia de que somos “multitarea”, especialmente las mujeres. Creer que somos capaces de hacer dos cosas a la vez y las dos bien es confiar demasiado en nosotros mismos.
Es cierto que podemos realizar una tarea automatizada al tiempo que otra que requiere poca atención, pero una de las dos puede sufrir un desperfecto.


Pon tu foco en lo que estás haciendo

Cuando atiendes de manera especial, concentrada y con preparación a aquello que tienes delante, lo que estás haciendo, tu productividad aumenta, lo haces más rápido, más seguro y sobre todo con menos posibilidades de error.

Interrúmpete tú mismo

Dentro de las leyes que gestionan nuestro tiempo, hay una que nos habla del efecto de las interrupciones en nuestra productividad. Si tienes un trabajo sujeto c continuas interrupciones, es fácil que una tarea que te podía llevar solo 1 hora acabe convirtiéndose en una concatenación de intentos fallidos que acaban con un par de horas de trabajo poco eficaz, discontinuo, donde concentrarse y desconcentrarse es el mayor esfuerzo.

Si sabes que es probable que surjan interrupciones, divide la tarea en pequeñas partes, decide el tiempo mínimo y el máximo que puedes dedicarle a la tarea, y acota pequeñas micro tareas que harás de un tirón sin que nadie te moleste. Cuando surja una interrupción a mitad de la micro-tarea, intenta además defenderte de ella pensando en las respuestas que se pueden demorar o incluso delegar.

Colacao, café o buenos hábitos

Al igual que tenemos rituales para desayunar o vestirnos, es bueno tener pequeños ritos de hábitos productivos para asegurar tu buen uso del tiempo. Tendemos a llenar nuestras agendas de cosas que no vamos a poder cumplir, o a veces ni siquiera eso, dejarnos llevar por el día como quien se deja llevar por la ola.
Prepara tu día como si te preparases el colacao o el café, pon tu conciencia en ello, disfruta de la sensación de control de tu tiempo, después respeta lo que has previsto, lo que no se puede hacer es dejarse llevar y luego decir que la programación no ha servido para nada.

El orden de las cosas

Cada uno sabe de su propio orden, pero hay algunos hábitos comunes que nos pueden ayudar:
Conozco a gente que se cree productiva, que trabaja más de 8 horas al día, dedica parte de su vida personal a hacer realizar el trabajo, ocupa fines de semana,


  • Comienza tu jornada pensando en los propósitos para el día, con una lista de tareas a resolver.
  • Evita que lo primero que hagas sea leer el mail. Esto lo harás después de tu lista.
  • Decide el tiempo mínimo y el máximo de respuesta a tus correos, llamadas…no todo se debe responder inmediatamente. Gestiona el correo decidiendo el tipo de respuesta que requiere y cuándo la darás.
  • Decide el tiempo que te va a llevar cada tarea, no te pongas a actuar sin haber decidido antes
  • Organiza tus tareas en función de lo que necesitas para hacerlo (recursos, personas, herramientas….) y agrúpalas
  • Concentra tu atención en lo que estás haciendo, no intentes hacer dos cosas a la vez. Utiliza el tiempo que tu has decidido utilizar en la tarea y mídelo.
  • Revisa periódicamente tu lista de tareas pendientes y revisa el paso del tiempo, las horas pasan sin avisarnos.
  • Utiliza pequeños momentos de descanso, 5 minutos cada dos horas es mejor que 15 cada 4.
  • Intenta que ante peticiones tu primera respuesta no sea un “si” o un “no”, primero piensa en lo que se te solicita y en sus consecuencias
  •  Tacha o señala todo aquello que vas completando, lleva un registro de tu avance, es la mejor manera de sentir el control, ver que somos resolutivos y logramos terminar cosas.
  • Programa tus semanas como si solo tuvieran 4 días, no rellenes a tope tus horas de trabajo, sabes que van a aparecer imprevistos.
  • Revisa diaria, semanal y mensualmente tus resultados, analiza lo que te ha sido útil en tu organización
  • Usa la agenda solo para eventos, citas, reuniones y tareas importantes y urgentes en las que sabes que vas a respetar su programación.


Pero cuidado, antes de empezar a cambiar tu locura de día, te recomendamos un par de consejos:

  • Primero debes reconocer en ti si eres de esas personas a las que les gusta dejarse llevar por la ola, si es así te va a costar mucho ponerte unos hábitos, y por ello deberás hacer que sean atractivos para ti (cómprate un cuaderno nuevo y bonito, un rotulador especial…algo que te enganche al nuevo hábito)
  •  Después debes premiarte cuando consigas cualquier pequeño avance, no esperes cambios espectaculares de entrada, esto no es un remedio mágico, solo es una forma de tomar el control de tu vida, ¿crees que merece la pena?


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