Tengo un amigo que se siente
muy productivo, se siente orgulloso de dedicar largas horas a su trabajo,
incluso fuera de su horario laboral, llega el primero a la oficina, se va el
último, se duerme por los rincones, ha ido dos veces al médico en un mes porque
le ha subido la tensión de manera “inexplicable”, lleva siempre un maletín
lleno de papeles, su agenda está tan cargada de cosas que no cabe un alfiler,
va muy rápido a todas partes y no tiene un momento para pararse a charlar o
pensar en si realmente es productivo.
Hace poco le pregunté si le
gustaría ser más productivo y me dijo que no podía dormir menos horas.
Cuando le pedí que me
describiera un día normal de trabajo me comenzó a narrar un amasijo de idas y
venidas, llamadas fallidas, incendios, crisis, sustos, sobresaltos….”Ni un
bombero tiene tanta emoción en su trabajo”, le dije.
Aparentemente debía tratarse
de un puesto de gran responsabilidad en la empresa, pero solo es un mando
intermedio, su equipo de 6 personas está igual, con una sensación de angustia
continua, la sensación de no llegar a terminar nada ni controlar nada.
“Es lo que hay”, me dijo, “nos ha tocado vivir un
tiempo complicado… creo que esto es algo general”
Es cierto que nos ha tocado
vivir un tiempo especial, pero he de reconocer que se me ponen los pelos de
punta cuando escucho esa expresión: “es
lo que hay”, la forma más contundente de acabar con las pocas energías que
nos quedan, aplastante expresión que nos lleva a rendirnos, a sucumbir al
desánimo. Porque aceptar que esto es lo normal, no es sano.
¿Por qué andamos como” pollo sin cabeza”?
Es cierto que vivimos un
tiempo complejo, un momento de revolución tecnológica para la que nuestros
cuerpos no están preparados. No hay cuerpo humano que resista toda esa
posibilidad de “inmediatez” que se nos proporciona
en forma de e-mail y mensajería interna, que por el solo hecho de aterrizar en
nuestra bandeja de entrada, toma el poder de nuestras prioridades y se convierte
en urgente e importante sin que hayamos intervenido en el veredicto.
Si además le sumamos el
whatsapp y el teléfono, nos encontramos en un continuo comunicar y ser
comunicados.
Paremos el carro! ¿se puede ir un poco más despacio?
Necesitamos ir más despacio y
para ello hay que preguntarse si gran parte de nuestra sobrecarga procede de lo
mal resuelto, de lo hecho a medias, de lo hecho a todo correr. Porque cuando
nos creemos con la capacidad de hacer sin pensar, sin poner el foco en lo que
hacemos, resolvemos a medias, o simplemente no cerramos bien, de modo que con
el tiempo aquello que pensamos haber cerrado, vuelva a nuestras vidas con una
urgencia feroz.
No te creas multitarea
Otra de las grandes falacias
del mundo que nos ha tocado vivir es la creencia de que somos “multitarea”,
especialmente las mujeres. Creer que somos capaces de hacer dos cosas a la vez
y las dos bien es confiar demasiado en nosotros mismos.
Es cierto que podemos realizar una tarea automatizada al tiempo que otra que requiere poca atención, pero una de las dos puede sufrir un desperfecto.
Pon tu foco en lo que estás haciendo
Cuando atiendes de manera
especial, concentrada y con preparación a aquello que tienes delante, lo que
estás haciendo, tu productividad aumenta, lo haces más rápido, más seguro y
sobre todo con menos posibilidades de error.
Interrúmpete tú mismo
Dentro de las leyes que
gestionan nuestro tiempo, hay una que nos habla del efecto de las interrupciones
en nuestra productividad. Si tienes un trabajo sujeto c continuas
interrupciones, es fácil que una tarea que te podía llevar solo 1 hora acabe
convirtiéndose en una concatenación de intentos fallidos que acaban con un par
de horas de trabajo poco eficaz, discontinuo, donde concentrarse y
desconcentrarse es el mayor esfuerzo.
Si sabes que es probable que
surjan interrupciones, divide la tarea en pequeñas partes, decide el tiempo
mínimo y el máximo que puedes dedicarle a la tarea, y acota pequeñas micro
tareas que harás de un tirón sin que nadie te moleste. Cuando surja una interrupción
a mitad de la micro-tarea, intenta además defenderte de ella pensando en las
respuestas que se pueden demorar o incluso delegar.
Colacao, café o buenos hábitos
Al igual que tenemos rituales
para desayunar o vestirnos, es bueno tener pequeños ritos de hábitos productivos
para asegurar tu buen uso del tiempo. Tendemos a llenar nuestras agendas de
cosas que no vamos a poder cumplir, o a veces ni siquiera eso, dejarnos llevar
por el día como quien se deja llevar por la ola.
Prepara tu día como si te
preparases el colacao o el café, pon tu conciencia en ello, disfruta de la
sensación de control de tu tiempo, después respeta lo que has previsto, lo que
no se puede hacer es dejarse llevar y luego decir que la programación no ha
servido para nada.
El orden de las cosas
Cada uno sabe de su propio
orden, pero hay algunos hábitos comunes que nos pueden ayudar:
Conozco a gente que se cree
productiva, que trabaja más de 8 horas al día, dedica parte de su vida personal
a hacer realizar el trabajo, ocupa fines de semana,
- Comienza tu jornada pensando en los propósitos
para el día, con una lista de tareas a resolver.
- Evita que lo primero que hagas sea leer el mail.
Esto lo harás después de tu lista.
- Decide el tiempo mínimo y el máximo de respuesta
a tus correos, llamadas…no todo se debe responder inmediatamente. Gestiona
el correo decidiendo el tipo de respuesta que requiere y cuándo la darás.
- Decide el tiempo que te va a llevar cada tarea,
no te pongas a actuar sin haber decidido antes
- Organiza tus tareas en función de lo que
necesitas para hacerlo (recursos, personas, herramientas….) y agrúpalas
- Concentra tu atención en lo que estás haciendo,
no intentes hacer dos cosas a la vez. Utiliza el tiempo que tu has
decidido utilizar en la tarea y mídelo.
- Revisa periódicamente tu lista de tareas
pendientes y revisa el paso del tiempo, las horas pasan sin avisarnos.
- Utiliza pequeños momentos de descanso, 5 minutos cada dos horas es mejor
que 15 cada 4.
- Intenta que ante peticiones tu primera respuesta no sea un “si” o un “no”,
primero piensa en lo que se te solicita y en sus consecuencias
- Tacha o señala todo aquello que vas completando, lleva un registro de tu
avance, es la mejor manera de sentir el control, ver que somos resolutivos y
logramos terminar cosas.
- Programa tus semanas como si solo tuvieran 4 días, no rellenes a tope tus
horas de trabajo, sabes que van a aparecer imprevistos.
- Revisa diaria, semanal y mensualmente tus resultados, analiza lo que te ha
sido útil en tu organización
- Usa la agenda solo para eventos,
citas, reuniones y tareas importantes y urgentes en las que sabes que vas
a respetar su programación.
Pero cuidado, antes de empezar
a cambiar tu locura de día, te recomendamos un par de consejos:
- Primero debes reconocer en ti si eres de esas personas a las que les gusta
dejarse llevar por la ola, si es así te va a costar mucho ponerte unos hábitos,
y por ello deberás hacer que sean atractivos para ti (cómprate un cuaderno
nuevo y bonito, un rotulador especial…algo que te enganche al nuevo hábito)
- Después debes premiarte cuando consigas cualquier pequeño avance, no
esperes cambios espectaculares de entrada, esto no es un remedio mágico, solo
es una forma de tomar el control de tu vida, ¿crees que merece la pena?
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