Durante muchos años me he dedicado a ayudar a las personas a
mejorar sus resultados a través de la gestión del tiempo, principalmente a
través del uso del CONTROL de sus recursos y de su tiempo.
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| Foto: Pixabay |
Recuerdo en mis primeros años como formadora, una situación en la que una persona me decía que la metodología que le ofrecía para
mejorar su uso del tiempo le estresaba. Realmente esta persona ya sentía síntomas de estrés, pero la solución no llegaba a aliviarlo. Por eso, durante mucho tiempo
he combinado la formación en Gestión del Tiempo con la Gestión de la tensión y
el estrés.
Hace algo más de 10 años cayó en mis manos el libro de David
Allen “Organízate con eficacia”,
en el que comparte la metodología GTD
(Getting Things Done). A partir de esta metodología, algo compleja para aplicar en algunos puestos
de trabajo, he ido elaborando mi propia metodología de productividad personal,
el método CALMA.
¿Por qué de nuevo un acrónimo?
Durante mis años de experiencia en formación he ido
descubriendo que todo aquello que facilite la memorización y que genere un
efecto emocional es más fácil de llevar a la práctica, a la trasferencia al día
a día. Por ello vuelvo a utilizar aquí un acrónimo con 5 pasos (los mismos que
el método GTD de David Allen) y con un
objetivo, reducir la tensión que produce cada intento de mejora de nuestra
productividad.
¿Qué significa CALMA?
Por un lado es el itinerario formativo propuesto, un
recorrido en 5 pasos de formación presencial, por otro lado es una metodología
concreta que se ofrece en el paso 2 del itinerario.
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| Itinerario de formación para implementar el modelo CALMA |
Veamos el itinerario:
Paso 1: Tomamos Conciencia
Este es un paso imprescindible para ponernos en posición de
cambio y para dejar lugar a nuevas formas de comportarnos. A través de una
herramienta de diagnóstico se ofrece un feedback tanto individual como grupal
de:
- Creencias erróneas sobre nuestra relación con el tiempo
- Leyes sobre nuestra relación con el tiempo que condicionan nuestros esfuerzos de ser productivos
- Atracciones irresistibles por aquello que nos daña, como la urgencia, “que tiene un punto sexi”.
·
Paso 2: Nos ponemos
en Acción
Este es el momento de poner en marcha la metodología CALMA. A
través de una simulación individual sobre la herramienta NOTAS y la herramienta
AGENDA.
La metodología CALMA se compone de los siguientes pasos:
- Captura todo lo que tienes que hacer
- Aclara y proceso los elementos capturados
- Lista las acciones decidiendo con
criterios claros de prioridad
- Mantén y Revisa de manera periódica
- Actúa y Ejecuta de acuerdo a tus decisiones
Paso 3: Nos
aseguramos Logros a corto plazo
Esta fase es vital para conseguir la trasferencia de lo
aprendido al día a día.
Si no somos capaces de ver ningún resultado de mejora
en un tiempo de un para de semanas la mayoría de las personas dejan de utilizar
la metodología.
Sin embargo, si ofrecemos indicadores sencillos de mejora que
se puedan revisar semanalmente, estamos asegurando el cambio, además de
incrementar la sensación de control y de satisfacción personal.
Aquí también es importante el momento de la recompensa que
señalamos como un hito particular.
Paso 4: Realizar el
Mantenimiento
El éxito de este itinerario depende en gran parte de ofrecer
algo más que un impacto formativo. Este es el momento del SEGUIMIENTO. Cada
participante en el itinerario tiene un momento de seguimiento con su coach.
El
plan de mejora es revisado, vistas las dificultades, encontrado otras acciones
de mejora y fijados nuevos indicadores de éxito. Cada participante obtiene su
caja de herramientas para el mantenimiento, que debe usar al menos una vez al
mes.
Paso 5: Amplificación
Cuando contamos lo que hacemos bien y lo compartimos con
nuestros colegas o nuestros equipos, estamos amplificando el efecto del cambio
en dos sentidos:
Hacia uno mismo, pues nos comprometemos más con lo que
contamos que hacemos.
Hacia los demás, pues nos convertimos en prescriptores de
una metodología que se extiende en la organización. Cuando gestionas tu trabajo
de manera productiva, entorpeces menos al resto y ayudas a que los demás
también lo sean.
¿Cuánto tiempo me puede llevar un cambio significativo?
Realmente, con un impacto formativo de 8 horas, un
seguimiento de un mes a través de e-mail y un momento de Amplificación
programado, hemos logrado incrementos en la productividad por encima del 15%.
Los resultados que comentan los participantes son:
- ·
“Ahora tengo sensación de controlar mi trabajo
y no como antes que sentía que el tiempo se me iba”
- ·
“He mejorado la ejecución de mis compromisos,
ahora cumplo los plazos en un 80% de los casos”
- ·
“Me marcho a casa con la sensación de haber cerrado
temas, antes me iba con la sensación de no haber hecho nada”
- ·
“Duermo mejor, eso de apuntar lo que tengo en
la cabeza me ha venido muy bien para descargar mi mente de preocupaciones “
·
…
Los responsables dicen:
- ·
“Hemos mejorado los indicadores de objetivos
en un 30%”
- ·
“La sensación es que las cosas marchan y las
tareas se acaban”
- ·
“Ahora las prioridades están más claras y no
perdemos tanto tiempo en cosas sin importancia”
- ·
“La gente está más contenta, es como si nos
hubiésemos quitado un peso de encima”
- ·
“Por fin estamos dedicando tiempo a proyectos
que teníamos aparcados y eran importantes”.
Podemos ser más productivos y sobre todo más felices si lo hacemos con CALMA
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