Hace años que me gusta enviar felicitaciones de Navidad por estas fechas, reconozco que la Navidad no es lo mío, no es una época que me haga especialmente feliz, quizá sea el frío (yo soy más de calor), o la luz (eso de que sea de noche a las 17:30 me descoloca), pero lo cierto es que no soy una persona especialmente navideña. Si que reconozco que es una época con un gran poder de conexión, nos conectamos más familiarmente, más allá de los regalos y las comidas navideñas, vemos y hablamos con personas con las que hace tiempo que no teníamos contacto. También es una época de conexión con nuestros propios deseos, nuestros anhelos y nuestros propósitos, aunque luego queden en agua de borrajas . Hace unos 15 años, en uno de estos momentos de preparación de la Felicitación Navideña, se me ocurrió coger trocitos de lienzo, pintarlos y escribir una frase para enviárselos a mis clientes y amistades. Lo pasé bien, jugando con colores y brillos. Me costó encontrar la frase... Finalmente la ...
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¿Cuánta vida nos quita el correo electrónico?
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¿Qué es lo primero que haces cuando llegas al trabajo? ¿Lo primero que haces es encender el ordenador y abrir el correo? Ten cuidado porque puede ser que hayas confiado el control sobre tu tiempo a una herramienta que está ahí precisamente para que seas tu quien la controle. El correo electrónico es en principio una herramienta de gestión de la comunicación que debería permitirnos mejorar nuestra productividad, sin embargo el efecto es muchas veces el contrario: bandejas de entrada inundadas con más de 50 correos, algunos con ellos esperando respuesta hace semanas. Es cierto que la cantidad de correos que recibimos es a veces inabarcable, pero no se trata de abarcarlo todo, se trata de abarcar lo realmente importante para hacer lo que tenemos que hacer.
Veamos una serie de sencillos consejos que nos ayudarán a ....lograr un momento de felicidad en nuestras vidas: una bandeja de entrada vacía
1. No uses el correo como organizador de tu día de trabajo Muchas personas abren el correo nada más llegar a su trabajo, antes siquiera de haber pensado en lo que tienen que hacer.
2. No dejes que el correo te interrumpa en tus tareas Elimina el avisador de correo y decide cuáles son los momentos en que tu aplicación de correo debe estar abierta y cuándo cerrarla.
3. No te dejes inundar Mantén la bandeja de entrada limpia. Utiliza carpetas lógicas y actualizadas para organizar el correo según entra.Utiliza clasificaciones dinámicas, que puedas modificar en función del contexto o proyecto en que trabajas.
4. Diferencia entre gestionar y responder Gestionar es establecer prioridades decidiendo qué debo hacer con ese correo. Es un error procesar el correo de manera lineal en el orden en que entran en la bandeja. Debemos hacer primero una revisión de la bandeja de entrada. Tendré dos tipos de carpetas, las de gestión y las de almacenaje. La carpeta de gestión será en función de la prioridad.
5. Utiliza filtros actualizados para ordenar el correo Puedes los correos para que entren directamente a determinadas carpetas a través de los filtros y reglas. Muchos de tus correos no son importantes y pueden ir directamente a esas carpetas que abrirás periódicamente (una vez a la semana) para gestionar.
6. Aprovecha tus otros dispositivos electrónicos para tener al día el correo Utiliza los tiempos muertos, en el metro, en el bus, esperando a un cliente….para tener el correo al día.
7. Procesa el correo en función de tus prioridades Clasifica en grados de Importancia y de Urgencia. Haz rápido aquello urgente y poco importante. Mantén la cabeza fría en relación a las urgencias. No pierdas de vista lo que es realmente importante para tu misión, lo que te lleva a lograr tus buenos resultados. Cada e-mail requiere una acción: responder y procesar. No es necesario que respondas siempre de manera inmediata, pero procesa de manera inmediata. Puedes tener una carpeta POR RESPONDER.
Me gusta cuando alguien explica las cosas de manera tan concreta y sencilla. Os recomiendo este vídeo sobre la mejora de la productividad, en especial sobre uno de nuestros mayores malgastadores de tiempo: el correo electrónico.
Útil e interesante todo el artículo. El consejo que más me ha gustado es el primero, la mayoria de las personas empezamos así el día y es cierto que es un mal hábito. Revisar el correo electrónico es una tarea que debe estar supeditada a la planificación diaria que debe hacerse con anterioridad.
Hola MariCarmen, gracias por tu comentario. Pues vamos a hacer una prueba: 1. Comienza hoy el día con una hoja en blanco frente a ti 2. Primero escribe tu estado anímico, ¿cómo te has levantado hoy? 3. Después escribe lo que te gustaría que pasase este día 4. Y ahora haz una lista con lo que tienes que hacer para hoy y lo que tienes que hacer para lo que quieres conseguir 5. Dedica un par de minutos a decidir el orden en que vas a ejecutar el trabajo introduciendo la gestión del correo electrónico
6. Y ahora ya puede ser el momento de abrir el correo para que se te desbarate toda tu planificación y tengas que volver a ordenar
¿La diferencia? Cuando abres el correo en primer lugar, las otras prioridades, las que realmente deberían estar en tu cabeza, se diluyen en la urgencia de algunos correos Al priorizar antes es más fácil mantener el norte.
"Y miro, y sólo veo velocidad de vicio y de locura. Todo eléctrico: todo de momento. Nada serenidad, paz recogida. Eléctrica la luz, la voz, el viento, y eléctrica la vida. Todo electricidad: todo presteza eléctrica: la flor y la sonrisa, el orden, la belleza, la canción y la prisa" Miguel Hernández La verdad es que cuesta ver otra cosa, aunque existe una realidad calmada, tranquila, analógica aún, conectada con la naturaleza, que es lo que somos. Es difícil encontrar un tiempo para la calma y un lugar para la confianza en el ser humano, pero vamos a creer que existe. ¿Cómo no? Vamos a ponernos un propósito para este año que está aún desperezándose. Pero por favor, sencillo.
Siempre me han gustado los acrónimos , usar las palabras como aliadas para el recuerdo , condensar en unas siglas con significado propio una receta, un procedimiento o una mejor forma de hacer las cosas. A lo largo de mi trayectoria profesional he utilizado protocolos con forma de acrónimos y también los he creado. Desde el equipo ÓPTIMO, que esconde en sus letras las características del mejor de los equipos (Objetivo – Planes – Tiempo – Información- Motivación- Orgullo), hasta el modelo SARA , que es el que hoy quiero compartir en este espacio. En cada uno de los cursos que he impartido en los a lo largo de más de 25 años, he encontrado siempre a alguien que me pedía “recetas”, “fórmulas mágicas”, “soluciones inmediatas” para los problemas de comunicación, autoridad, gestión de equipos… Es tan complejo formar en habilidades, no hay trucos válidos para todas las situaciones. El comportamiento humano no responde a cálculos matemáticos (por mucho que se empeñen los cre...
Hace años que me gusta enviar felicitaciones de Navidad por estas fechas, reconozco que la Navidad no es lo mío, no es una época que me haga especialmente feliz, quizá sea el frío (yo soy más de calor), o la luz (eso de que sea de noche a las 17:30 me descoloca), pero lo cierto es que no soy una persona especialmente navideña. Si que reconozco que es una época con un gran poder de conexión, nos conectamos más familiarmente, más allá de los regalos y las comidas navideñas, vemos y hablamos con personas con las que hace tiempo que no teníamos contacto. También es una época de conexión con nuestros propios deseos, nuestros anhelos y nuestros propósitos, aunque luego queden en agua de borrajas . Hace unos 15 años, en uno de estos momentos de preparación de la Felicitación Navideña, se me ocurrió coger trocitos de lienzo, pintarlos y escribir una frase para enviárselos a mis clientes y amistades. Lo pasé bien, jugando con colores y brillos. Me costó encontrar la frase... Finalmente la ...
Útil e interesante todo el artículo. El consejo que más me ha gustado es el primero, la mayoria de las personas empezamos así el día y es cierto que es un mal hábito. Revisar el correo electrónico es una tarea que debe estar supeditada a la planificación diaria que debe hacerse con anterioridad.
ResponderEliminarHola MariCarmen, gracias por tu comentario.
ResponderEliminarPues vamos a hacer una prueba:
1. Comienza hoy el día con una hoja en blanco frente a ti
2. Primero escribe tu estado anímico, ¿cómo te has levantado hoy?
3. Después escribe lo que te gustaría que pasase este día
4. Y ahora haz una lista con lo que tienes que hacer para hoy y lo que tienes que hacer para lo que quieres conseguir
5. Dedica un par de minutos a decidir el orden en que vas a ejecutar el trabajo introduciendo la gestión del correo electrónico
6. Y ahora ya puede ser el momento de abrir el correo para que se te desbarate toda tu planificación y tengas que volver a ordenar
¿La diferencia?
Cuando abres el correo en primer lugar, las otras prioridades, las que realmente deberían estar en tu cabeza, se diluyen en la urgencia de algunos correos
Al priorizar antes es más fácil mantener el norte.
Suerte y buen día